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成熟的公司,總有成熟的溝通 by 樂 水

你工作時曾收過同事的長篇電郵嗎?如果有,我敢打賭,你讀了一半就會失去耐性。若你能堅持讀完長信,我敢再打賭,這封信一定是東拉西扯,不知所云,毫無重點。

    我以前工作時曾收過不少這樣的信。第一次我耐着性子讀完了,不懂,去問寄信人,被駡了一頓,說我沒有仔細讀完信。這次我仔細讀了,推敲其微言大義,然後行動 ——不到兩天,我又被駡了,因為我誤解了他的意思。反正我理解力差,做什麼都要被駡,第三次我就直接忽視長信了……由於讀不懂他們的長信,我長久以來都為我的理解力不足而感到無比沮喪,甚至開始懷疑自己的能力,逐漸失去自信,上司指令後久久不敢行動,唯恐誤解。

    直到參加最近公司的溝通培訓後,方始釋懷。原來郵件用詞不當,空泛冗長,以致讀者讀後不甚了了,其錯不在讀者,而在於作者。經理向我們展示了不少“溝通失敗”的郵件案例,其中言語不清格式混亂的甚多,而最可惡的便是空泛的長信。經理隨之拿出一封冗長的電子郵件,讓同事們閱讀。未幾,他們一一放棄,只我一人通篇讀完,並講出信件的大致內容。同事們給我巨大的掌聲。噢,此刻我心中滿溢安慰之情。

    電子郵件的作用主要是促使對方行動,因此要力盡簡潔。公司的電子郵件原則是:語句簡潔,措詞有禮,條理分明,格式整齊,數據完整。因此,電郵主體應以這樣的順序撰寫:1)信件概要,談這封信的大致內容;2)前因,扼要地概括這件事的來龍去脈;3)提出問題,此時如果需要數據作參考,應以excel的格式列出數據;4)抛出緊急氣氛,讓對方感到此事非常緊急或重要,引起對方注意;5)建議行動,彬彬有禮地請求對方提供相應的協助;6)時限控制,建議行動時,應該請求對方於一定時間內完成,並詢問對方是否介意到時致電提醒。

    過幾天,新員工便要進行電子郵件作文考試。我想,這是很多公司都沒有想到的:原來溝通方法也需要培訓。別忘了,有效的溝通有助於提高工作效率。

http://www.macaodaily.com/html/2010-07/24/content_490213.htm
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