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你工作時曾收過同事的長篇電郵嗎？如果有，我敢打賭，你讀了一半就會失去耐性。若你能堅持讀完長信，我敢再打賭，這封信一定是東拉西扯，不知所云，毫無重點。
我以前工作時曾收過不少這樣的信。第一次我耐着性子讀完了，不懂，去問寄信人，被駡了一頓，說我沒有仔細讀完信。這次我仔細讀了，推敲其微言大義，然後行動 ——不到兩天，我又被駡了，因為我誤解了他的意思。反正我理解力差，做什麼都要被駡，第三次我就直接忽視長信了……由於讀不懂他們的長信，我長久以來都為我的理解力不足而感到無比沮喪，甚至開始懷疑自己的能力，逐漸失去自信，上司指令後久久不敢行動，唯恐誤解。
直到參加最近公司的溝通培訓後，方始釋懷。原來郵件用詞不當，空泛冗長，以致讀者讀後不甚了了，其錯不在讀者，而在於作者。經理向我們展示了不少“溝通失敗”的郵件案例，其中言語不清格式混亂的甚多，而最可惡的便是空泛的長信。經理隨之拿出一封冗長的電子郵件，讓同事們閱讀。未幾，他們一一放棄，只我一人通篇讀完，並講出信件的大致內容。同事們給我巨大的掌聲。噢，此刻我心中滿溢安慰之情。
電子郵件的作用主要是促使對方行動，因此要力盡簡潔。公司的電子郵件原則是：語句簡潔，措詞有禮，條理分明，格式整齊，數據完整。因此，電郵主體應以這樣的順序撰寫：1）信件概要，談這封信的大致內容；2）前因，扼要地概括這件事的來龍去脈；3）提出問題，此時如果需要數據作參考，應以excel的格式列出數據；4）抛出緊急氣氛，讓對方感到此事非常緊急或重要，引起對方注意；5）建議行動，彬彬有禮地請求對方提供相應的協助；6）時限控制，建議行動時，應該請求對方於一定時間內完成，並詢問對方是否介意到時致電提醒。
過幾天，新員工便要進行電子郵件作文考試。我想，這是很多公司都沒有想到的：原來溝通方法也需要培訓。別忘了，有效的溝通有助於提高工作效率。
http://www.macaodaily.com/html/2010-07/24/content_490213.htm |
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2010/8/3 00:50
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